ERASMUS+ İKİLİ ANLAŞMA İMZA SÜRECİ
Erasmus+ İkili anlaşmaları bölüm bazında gerçekleştirilmektedir.
ECHE (Erasmus Charter for Higher Education) sahibi olan tüm üniversiteler ile anlaşma imzalanması mümkündür. Yükseköğretim kurumları gönüllülük esasına dayalı olmak kaydıyla anlaşma imzalamaktadır.
Anlaşma teklifi gönderilen kurumların bu teklifi kabul etme zorunluluğu bulunmamaktadır. Her yükseköğretim kurumu kendi uluslararasılaşma stratejisini ve hedef ülkelerini belirleyebilmektedir.
İkili Anlaşmalar Erasmus Birim ve Bölüm Koordinatörlerince yapılabileceği gibi, ilgili birimde görev yapan akademik personel tarafından, bağlı oldukları Erasmus Birim/Bölüm Koordinatörünün ve Bölüm/Anabilim Dalı/Program Başkanının bilgisi dâhilinde gerçekleştirilebilir.
Anlaşma imzalanması planlanan üniversiteler tespit edildikten sonra, öğrencilerin mağduriyet yaşamaması için ders programlarının uyumlu olup olmadığı kontrol edilmelidir.
Anlaşma imzalanması planlanan üniversite ile üniversitemizin ders programının uyumlu olduğu tespit edildiği takdirde:
1. İkili anlaşma teklifi ilgili üniversiteye e-posta olarak gönderilir.
2. Anlaşma imzalanması planlanan yükseköğretim kurumu olumlu/olumsuz bir yanıt verebilir.
Anlaşma teklifinin olumlu yanıtlanması halinde:
1. Erasmus Birim/Bölüm koordinatörü tarafından Fakülte/Enstitü/Yüksekokul/MYO yönetimine; anlaşma yapılmasına ilişkin talepleri ve karşı üniversite ile ilgili detayları içeren (üniversitenin adı, ülkesi, anlaşma yapılması planlanan bölüm, yıl bazında değişim programına katılması planlanan öğrenci/personel sayısı vb.) bir resmi yazı, kurul kararı alınmak üzere gönderilir.
2. İlgili birim anlaşma yapılmasını uygun gördüğü takdirde Uluslararası İlişkiler Ofisi'ne resmi yazı ile kurulu kararını ve anlaşma talebini iletir.
3. Uluslararası İlişkiler Ofisi, bahsi geçen üniversite ile bağlantıya geçerek anlaşma örneği hazırlar. Bundan sonraki tüm süreçle ilgilenir.
ERASMUS BİRİM KOORDİNATÖRÜ GÖREV TANIMI:
Erasmus Birim Koordinatörü, bağlı olduğu birimdeki öğrenci, öğretim elemanı ve idari personelin, Avrupa Birliği Eğitim ve Gençlik Programları kapsamında yer alan Erasmus Programı çerçevesinde öğretim, yerleştirme (staj), eğitim alma ve ders verme hareketliliği katılım sürecine ilişkin işleyişi koordine eder. Ayrıca, Erasmus Bölüm Koordinatörlerinin görevlerini gerçekleştirmelerini sağlamak ve ortaya çıkabilecek sorunların çözümünde Birim Koordinatörlerine destek olmakla görevli olup, tüm sürecin eksiksiz işlemesinden sorumludurlar. Birimlerde meydana gelen BÖLÜM koordinatörü değişikliklerini en geç 10 gün içinde Uluslararası İlişkiler Ofisine bildirmekle yükümlüdürler. Birim Koordinatörleri üstlenmiş olduğu görevleri gerçekleştirirken ayrıca; gelen/giden öğrencilerle ilgili verileri ve İkili Anlaşmalar için düzenlenen evrakların birer kopyasının ilgili birimde arşivlenmesini sağlamalıdır.
Birim koordinatörü ilgili birim yöneticisi tarafından belirlenir ve resmi yazı ile Uluslararası İlişkiler Ofisine bildirilir.
GÖREV, YETKİ VE SORUMLULUKLAR
- Üniversitenin uluslararasılaşma hedefleri bağlamında bağlı olduğu birim bünyesinde stratejiler geliştirmek,
- Erasmus+ Programıyla ilgili birim düzeyinde stratejik kararlar almak,
- Yeni ikili anlaşmaların geliştirilmesine katkıda bulunmak ve bölümdeki akademik personeli anlaşma yapmak konusunda teşvik etmek. (İkili Anlaşmalar Erasmus Birim ve Bölüm Koordinatörlerince yapılabileceği gibi, ilgili birimde görev yapan tüm akademik personel tarafından, bağlı oldukları Erasmus Birim/Bölüm Koordinatörünün ve Bölüm/Anabilim Dalı/Program Başkanının bilgisi dâhilinde gerçekleştirilebilir.)
- Erasmus Kurum Koordinatörlüğü’ne ve/veya bağlı olduğu birime yurtdışından gelmiş olan İkili Anlaşma teklifleri değerlendirilerek işleme koymak,
- Üzerinde mutabakata varılmış olan ikili anlaşma ile ilgili detayları resmi yazı ekinde Uluslararası İlişkiler Ofisine iletilmesini sağlamak,
- Erasmus Bölüm Koordinatörünün görev başında bulunamadığı durumlarda ve gerekli görülen durumlarda bölüm koordinatörü yerine imza atmak,
- Gerekli gördüğü durumlarda bölüm koordinatörlerini toplantıya çağırmak ve toplantı gündemini belirlemek.
ERASMUS BÖLÜM KOORDİNATÖRÜ GÖREV TANIMI:
Erasmus Bölüm Koordinatörleri aşağıda detaylandırılmış görevlerini gerçekleştirmelerini sağlamak, ortaya çıkabilecek olan sorunların çözümünde öğrencilere destek olmakla görevli ve bölüm düzeyindeki tüm sürecin eksiksiz işlemesinden sorumludurlar.
Bölüm koordinatörü bağlı olunan birim yöneticisi tarafından belirlenir.
Erasmus Bölüm Koordinatörlerinin temelde üç (3) ana görevi bulunmaktadır. Bunlar;
1. İkili Anlaşma (Bilateral Agreement) yapma,
2. Giden/Gelen öğrenciler ile ilgili akademik işlemler,
3. Giden/Gelen akademik personel ile ilgili akademik işlemler.
GÖREV, YETKİ VE SORUMLULUKLAR
Bölümün gereksinimlerine uygun yeni bağlantılar kurmak ve bölümün ikili anlaşma sayısını arttırmak üzere faaliyetlerde bulunmak (İkili anlaşma yapılması planlanan üniversitenin ders programlarını incelemek, ders denkliklerinin olup olmadığını belirlemek, anlaşma yapmak üzere gerekli yazışmaları yapmak ve anlaşma sürecini takip etmek.)
Mutabakata varılan ikili anlaşma ile ilgili detayları Uluslararası İlişkiler Ofisine gönderilmek üzere Erasmus Birim Koordinatörüne iletmek,
Uluslararası İlişkiler Ofisi web sayfasındaki bilgileri düzenli olarak takip etmek ve sayfadaki bilgilerden haberdar olmak,
Erasmus+ Hareketlilikleri başvuruları için Uluslararası İlişkiler Ofisi tarafından yapılan ilanları ve seçim sonuçlarını bölümde duyurmak,
Giden Erasmus öğrencilerinin karşı kurumda alacakları dersleri belirlemek ve Öğrenim Protokolü (Learning Agreement) formunun öğrenci tarafından eksiksiz şekilde doldurulmasını sağlamak (Hazırlanan protokoldeki yasal sorumluluk bölüm koordinatörlerine aittir.)
Giden Erasmus öğrencilerinin yurt dışına çıkmadan önce, misafir olacağı üniversitede alacağı derslerin dönüşten sonra hangi derslere karşılık geleceğini belirlemek ve Akademik Eşdeğerlik Belgesinin (Recognition Sheet) öğrenci tarafından eksiksiz şekilde doldurulmasını sağlamak (Hazırlanan belgedeki yasal sorumluluk bölüm koordinatörlerine aittir.)
Gelen Erasmus öğrencilerinin uyum sürecini takip etmek ve olası sorunları Uluslararası İlişkiler Ofisine ileterek çözümüne katkıda bulunmak,
Gelen Erasmus öğrencilerinin alacakları dersleri belirlemek ve Öğrenim Protokolünü (Learning Agreement) imzalamak, Gelen Erasmus öğrencilerinin faaliyetlerinin sona ermesinin ardından transkriptlerini resmi yazı ekinde Uluslararası İlişkiler Ofisine göndermek,
Personel ders verme ve eğitim alma hareketliliği kapsamında bağlı olduğu bölüme gelen/giden personelin birim düzeyindeki akademik gereksinimlerinin karşılanmasını sağlamak (Gelen akademik personelin ders programının hazırlanmasına ve bölümün ders programına entegrasyonuna yardımcı olmak vb.)
Üniversitemiz birimlerince düzenlenen bilimsel, sosyal, kültürel ve sportif etkinlikler konusunda gelen Erasmus öğrencilerinin bilgilendirilmesini sağlamak ve etkinliklere katılımlarını teşvik etmek,
Üniversitede uygulanmakta olan kanun, yönetmelik, yönerge, uygulama ilkeleri ve ilgili diğer mevzuat ile bunlara ilişkin değişiklikler hakkında Gelen Erasmus öğrencilerini bilgilendirmek,
Gelen Erasmus öğrencilerinin görev, hak ve sorumlulukları konusunda bilinçlenmelerine yardımcı olmak.